La trasparenza salariale è l’insieme degli obblighi introdotti dal D.Lgs. 96/2026, in vigore dal 7 giugno 2026, per rendere visibili i criteri con cui un’azienda fissa e differenzia le retribuzioni. Una parte degli obblighi vale già oggi per tutti i datori di lavoro. Entro la fine dell’anno, secondo la lettura prevalente, va inviata ai dipendenti la prima informativa annuale sul diritto di chiedere i dati retributivi. Ecco cosa verificare prima del 31 dicembre.
Cos’è la trasparenza salariale
Il D.Lgs. 96/2026 recepisce la Direttiva europea 2023/970 sulla parità retributiva tra uomini e donne. Chiede che le retribuzioni si basino su criteri oggettivi e neutri rispetto al genere, e che questi criteri siano conoscibili da candidati e dipendenti.
La legge non obbliga a rendere pubblici gli stipendi dei singoli. I lavoratori possono conoscere i livelli retributivi medi, distinti per sesso, di chi svolge lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.
Gli obblighi già in vigore per tutte le aziende
Dal 7 giugno 2026 alcuni adempimenti valgono per qualunque datore di lavoro, indipendentemente dalle dimensioni:
- Retribuzione negli annunci: avvisi e bandi devono indicare la retribuzione iniziale o la fascia prevista per la posizione, insieme al riferimento al contratto collettivo applicato.
- Nessuna domanda sullo stipendio passato: è vietato chiedere ai candidati quanto guadagnano o guadagnavano, anche tramite agenzie o società di selezione.
- Annunci neutri: denominazioni delle posizioni e procedure di selezione devono essere neutre rispetto al genere.
- Stop alle clausole di riservatezza: le clausole che impediscono ai dipendenti di parlare del proprio stipendio sono nulle.
Gli annunci pubblicati prima del 7 giugno e ancora attivi vanno aggiornati, perché il decreto non prevede un periodo transitorio.
L’informativa annuale: cosa scrivere e quando inviarla
Ogni lavoratore può chiedere, una volta l’anno, i livelli retributivi medi della propria categoria, distinti per sesso. L’azienda deve informare ogni anno tutto il personale di questo diritto e di come esercitarlo.
Secondo l’interpretazione prevalente, la prima informativa va inviata entro il 31 dicembre 2026. Un’informativa efficace contiene tre elementi:
- Il diritto: cosa il lavoratore può chiedere, cioè i livelli medi della propria categoria, distinti per sesso.
- Il canale: a chi indirizzare la richiesta, con un referente e un recapito precisi.
- I tempi: l’azienda risponde per iscritto entro due mesi.
Conviene conservare la prova dell’invio, ad esempio via email o tramite il portale HR. L’informativa va poi rinnovata ogni anno e comunicata anche a chi viene assunto dopo.
Come rispondere a una richiesta di informazioni
La risposta va data per iscritto e motivata, entro due mesi dalla richiesta. Contiene dati aggregati: chi la riceve può usarli solo per far valere il diritto alla parità retributiva, senza risalire alla retribuzione dei singoli colleghi.
In alternativa l’azienda può pubblicare i livelli retributivi medi sulla intranet o in un’area riservata, purché siano aggiornati e accessibili a tutti. Se le informazioni ricevute sono incomplete, il lavoratore può chiedere chiarimenti.
Cosa cambia in base alle dimensioni dell’azienda
- Sotto i 50 dipendenti: valgono gli obblighi su annunci, selezione e clausole di riservatezza. Le modalità applicative degli obblighi informativi saranno definite da un decreto del Ministero del Lavoro, sentito il Garante della privacy.
- Oltre i 50 dipendenti: vanno resi accessibili anche i criteri di progressione economica, comprese eventuali politiche aziendali di revisione degli stipendi.
- Da 100 dipendenti in su: scatta la comunicazione periodica del divario retributivo di genere. Le aziende con oltre 250 dipendenti la inviano ogni anno a partire da giugno 2027, quelle tra 150 e 249 ogni tre anni, quelle tra 100 e 149 a partire dal 2031.
Se il report mostra un divario medio di almeno il 5% in una categoria, non giustificato da criteri oggettivi e non corretto entro sei mesi, l’azienda deve avviare una valutazione congiunta con i rappresentanti dei lavoratori.
Cosa rischia chi non si adegua
In caso di causa, se il lavoratore porta elementi anche statistici che fanno presumere una discriminazione, spetta all’azienda dimostrare che non c’è stata. Per questo ogni differenza di retribuzione dovrebbe essere spiegabile con criteri scritti.
Nei casi più gravi o di recidiva, il Codice delle pari opportunità prevede anche l’esclusione fino a due anni da appalti pubblici e agevolazioni finanziarie.
Checklist di fine anno
- Inviare l’informativa annuale a tutti i dipendenti e conservare la prova dell’invio.
- Nominare un referente e un recapito per le richieste di informazioni.
- Preparare un modello di risposta per rispettare il termine di due mesi.
- Controllare gli annunci attivi: fascia retributiva, contratto applicato, linguaggio neutro.
- Istruire chi fa selezione, interni e agenzie esterne, sul divieto di chiedere lo stipendio passato.
- Rivedere i contratti individuali ed eliminare le clausole di riservatezza retributiva.
- Mettere per iscritto i criteri di premi, superminimi e aumenti individuali.
Gli errori più frequenti sono considerare il CCNL una copertura per tutto, dimenticando premi e voci decise in azienda, e lasciare le richieste dei dipendenti senza un canale definito.
Il ruolo della formazione
La trasparenza salariale non si esaurisce in un documento inviato a fine anno. Le richieste arrivano a HR e manager, e sono loro a dover spiegare una differenza di retribuzione con criteri verificabili. Chi gestisce selezione, premi e promozioni deve conoscere le regole e sapere come motivare le proprie scelte.
In sintesi
Il D.Lgs. 96/2026 è in vigore dal 7 giugno 2026. Tutte le aziende devono indicare la retribuzione negli annunci, non chiedere lo stipendio passato ed eliminare le clausole di riservatezza retributiva. Entro il 31 dicembre 2026, secondo la lettura prevalente, va inviata la prima informativa annuale sul diritto dei dipendenti a conoscere i livelli retributivi medi, con risposta alle richieste entro due mesi. Dai 100 dipendenti scatta il report sul divario di genere, con valutazione congiunta se emerge un divario non giustificato di almeno il 5%.
Domande frequenti
L’informativa annuale sulla trasparenza retributiva è obbligatoria?
Sì. Il datore di lavoro deve informare ogni anno i dipendenti del diritto di chiedere i livelli retributivi medi e di come esercitarlo. Per il 2026 la lettura prevalente indica come termine il 31 dicembre.
Entro quanto tempo bisogna rispondere a una richiesta di informazioni?
Entro due mesi, per iscritto e in modo motivato. Il lavoratore può presentare la richiesta una volta l’anno, anche tramite i rappresentanti dei lavoratori.
I dipendenti possono vedere lo stipendio dei colleghi?
No. Possono conoscere i livelli medi della propria categoria, distinti per sesso, ma non le retribuzioni individuali degli altri.
Applicare un CCNL basta per essere in regola?
Per i criteri di inquadramento e progressione previsti dal contratto collettivo, il rinvio al CCNL semplifica l’adempimento. Restano da documentare le voci decise in azienda, come premi individuali, superminimi e benefit.
Il corso collegato: il Catalogo Pay Transparency di Fair Place prepara HR, manager e direzione agli obblighi del D.Lgs. 96/2026, con casi concreti come rispondere a una richiesta di informazioni o motivare una differenza di retribuzione. Si collega al Catalogo UNI/PdR 125, che valuta l’equità retributiva tra le sue sei aree.
Fonti: D.Lgs. 7 maggio 2026, n. 96 (G.U. n. 125 del 1° giugno 2026); Direttiva (UE) 2023/970; D.Lgs. 198/2006, Codice delle pari opportunità; Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, circolare n. 3 del 5 giugno 2026; EC News, analisi del D.Lgs. 96/2026 (settembre 2026).